משהו שנוגע


תחשבו על משהו שמאוד הייתם רוצים שיקרה. משהו שיחסוך לכם כסף או זמן, משהו שיקדם אתכם בעבודה או בחיים האישיים. משהו שלבד קשה לכם לעשות.

בקיץ שעבר, אני חשבתי על משהו כזה. זה התחיל מהקיטורים בקבוצת הווטסאפ של ההורים בגן על העלויות של הקייטנות ועל כך שהן לא עומדות בהבטחות שהבטיחו ולא מביאות את הערך המצופה לילדים. זה המשיך בהתחלה של רעיון, שלא אני המצאתי. היה נדמה לי ששמעתי בעבר על משהו שנקרא "קייטנת הורים". אז גיגלתי.

מצאתי את המאמר הבא, שמסביר מהי קייטנת הורים, כולל עצות וטיפים טובים איך להוציא אותה לפועל. מיד שלחתי את הקישור בווטסאפ והזמנתי את מי שזה מעניין אותו להיפגש ולדבר על זה. ואכן, שלוש אמהות הביעו עניין וקבענו להיפגש בבית קפה. קראנו את המאמר וניסחנו כללים משלנו. אגב, כל אחת תרמה מניסיונה: האחת מטפלת באמנות שעובדת עם ילדים. השנייה עורכת דין שחשבה על ההיבטים המשפטיים. השלישית מנהלת תעשייה וניהול ואנוכי – יועצת ניהול ידע. העלינו את הכללים על הכתב. בנינו גם סדר יום לקייטנה. בנינו תכנית איך להוציא לפועל.

הדבר הבא שקרה הוא מסמך כזה, שהופץ ב-google docs לתפוצה של שתי כיתות גן סמוכות במתחם גני הילדים של בני (זו דוגמה בלבד, השמות והפרטים שונו...). שוב, עם לינק למאמר ופרטים נוספים. אחרי מספר שבועות המסמך התמלא ומבלי לעשות דבר מלבד עוד תזכורת שניים, כבר הייתה לנו רשימת ילדים לקייטנה כולל שיבוץ לפי שבועות. האחריות הייתה של מי שכתב את שם הילד/ה. מי שלא כתב בעצמו – לא השתתף בקייטנה. (למעט המתקשים טכנית, שתמיד יש, והם קיבלו סיוע קל...).

בשלב מסוים קבענו פגישה בין כל ההורים שנרשמו. בפגישה עשינו תיאום ציפיות, ודנו בסדר היום. הצוות המוביל – אני ו-3 האמהות – הציג פורמט לסדר יום עם דוגמה.

הקייטנה יצאה לדרך. כל אמא התבקשה מראש למלא את סדר היום ואת הנושא היומי שהיא מתכננת. וכך התקבלה תכנית הקייטנה: אוסף של נושאים יומיים נהדרים, פעילויות מקוריות וסרטים להקרנה. גם התפריט תוכנן מראש, כך שניתן היה לראות בכל יום מה מתוכנן להגיש. היו אמהות שלא כתבו מראש אלא רק באותו בוקר, והיו אמהות שלא כתבו בכלל ואני דאגתי לתעד בדיעבד.

מדי יום זרמו המוני תמונות ודיווחים שכל אמא צילמה ושלחה במהלך היום. בסוף הקייטנה, אחת האמהות ריכזה לגוגל דוקס את כל התמונות בשביל האווירה וההווי.

בסך הכל השתתפו בקייטנה כ-12 משפחות. כל משפחה חסכה בין 1500 ל-3000 שקלים על קייטנה. הסכום שהושקע היה אפס, פרט ליום עד 3 ימי חופש שאמהות עובדות (וגם אבא אחד) לקחו מהעבודה. הילדים היו מרוצים להתארח כל יום בבית אחר ולקבל מדי יום אוכל טרי וטעים, הפעלות מעניינות ומשחקים שיש לאותו ילד מארח. וחשוב לא פחות: יצרנו רעיון, תהליך ומאגר ידע, מידע ותובנות שיכול לשמש לפעמים הבאות. שלא לדבר על תחושת ההצלחה.

אני חושבת שאיסוף המידע והידע, התיעוד שלו והדרך שבה זה השתלב בתהליך ההקמה וההפעלה של הקייטנה, היה גורם מפתח להצלחתה. ויותר מכך, היום, שנה אחרי, כבר קל להפעיל את הקייטנה הבאה. יש הכל: דוגמה לתכנית קייטנה שאפשר להתבסס עליה, פורמט טופס רישום ושיבוץ.... כללים מוגדרים. כל מה שצריך זה לשכפל וגם להיות פתוחים לתובנות חדשות ולרעיונות חדשים של משתתפים חדשים.

שיתפתי אתכם בכל הסיפור כדי שנוכל לגזור מכאן את העקרונות המרכזיים בניהול ידע, בהם נעשה שימוש. תוכלו ליישם אותם אצלכם בארגון, בין אם ברמת צוות, מחלקה או אגף.

1. ניצול מומנטום של בעיה, תלונה, קושי, "כאב" וחשיבה על פיתרון שיהיה לעזר. זה יכול להיות קושי בשירות מסוים שניתן ללקוח, או אולי ידע מקצועי בלתי מפוצח שההנהלה לא הצליחה להטמיע....

2. איסוף ידע קיים כדי לא להמציא את הגלגל מחדש. קרוב לוודאי שלמישהו בארגון כבר יש ידע לא מבוטל על הנושא. חפשו אותו .

3. עבודה עם אוכלוסיית יעד שיש לה עולם ידע משותף. מפו טוב את האוכלוסייה, אל תכניסו למשוואה צוותים או אוכלוסיות שאין זה מעניינן רק כדי להראות שהם זוכים לטיפול, כי לא תקבלו שם שיתוף פעולה.

4. הקמת צוות חשיבה ופעולה מוביל. אל תעבדו לבד. זהו את אלה שאכפת להם ורתמו אותם להובלה ופעולה.

5. ניצול של מדיה דיגיטלית לבניית פלטפורמה שתלכוד את הידע והמידע המשותף. אם אין לכם תקציב, השתמשו בתור התחלה בכלים חינמיים או בתקציב נמוך. יש כאלה בשוק, היה אחד מהם.

6. תיעוד ושימור של הידע והמידע שנאסף . הלא זאת אחת המטרות המרכזיות. לא כולם יישארו לנצח או יזכרו מה היה.

שימוש חוזר בידע והמידע שנאסף כדי לשכפל את הפעילות או להפעיל פעילות אחרת דומה.

כל אחד יכול למצוא את אותו "משהו שנוגע" ולהתחיל להפעיל את הגלגלים. בדרך כלל לא צריך לחפש רחוק מדי. אשמח לחשוב יחד אתכם מהי הדרך המתאימה ביותר לזהות וגם לפעול.


פוסטים
פוסטים אחרונים
ארכיון
חיפוש לפי תגיות
No tags yet.